A gestão de tarefas é mais do que uma simples atividade de rotina de um negócio. Na verdade, é um recurso fundamental que garante eficiência e produtividade, sem comprometer a qualidade das entregas. Gestores e líderes que querem otimizar o andamento operacional precisam se apoiar nessa metodologia a fim de obter sucesso organizacional.

Nesse sentido, o desafio fica por conta de colocar o planejamento em prática ao alcançar os objetivos traçados. Logo, é importante que cada procedimento seja executado da maneira correta e dentro do prazo, sendo aplicável a qualquer cargo, departamento ou setor. A seguir, reunimos tudo o que você precisa saber o assunto, como fazer uma gestão de tarefas e quais ferramentas utilizar. Confira!

Por que é tão importante otimizar a gestão de tarefas?

Essa ferramenta de gestão foi elaborada com a finalidade de melhorar a rotina empresarial. É indispensável a companhias que pretendem padronizar suas obrigações diárias, a fim de cumprir todas as demandas. É amplamente utilizada no desenvolvimento de tarefas, pois prioriza a produtividade a partir de economias e otimizações.

A gestão de tarefas é de grande importância ao determinar o fluxo de atividades de todo o time, servindo de recurso de monitoramento ao gestor — mesmo quando não estiver presente na empresa. Além disso, a liderança tem maior facilidade em delegar tarefas e oferecer as orientações necessárias para que a equipe as cumpra por meio de prazos factíveis e que não comprometem o fluxo operacional.

Como fazer a gestão de tarefas na empresa?

Agora que você já entende sua importância, veja como colocar esse gerenciamento em prática no seu negócio com as dicas a seguir.

Crie objetivos diários e semanais

A primeira coisa a ser feita é definir metas específicas para obter bons resultados. Com a definição desses parâmetros, fica fácil compreender o que torna a realização das atividades um sucesso.

O ideal é estabelecer objetivos diários, a exemplo dos procedimentos que precisam ser concluídos no período. Também é preciso executar um plano semanal, pois isso traz clareza e entendimento de quais são as demandas mais importantes.

Estabeleça prioridades

Após mapear e criar metas, determine as prioridades. É essencial saber o que deve ser finalizado primeiro, de modo a garantir um bom fluxo de trabalho. Portanto, levante todos os prazos: os mais urgentes devem ser privilegiados para que sejam concluídos a tempo. Ganham destaque também aquelas funções que são necessárias ao concluir as demais.

Compartilhe os desafios e estratégias com a equipe

O próximo passo é desenvolver e compartilhar as estratégias, já que serão usadas pelo time no cumprimento do que foi planejado. Logo, é preciso disseminar as tarefas com a equipe envolvida. Afinal, a atividade será orientada, gerida e executada por diversos profissionais. Aproveite o momento para debater o projeto e mostrar abertura a sugestões e melhorias.

Seja realista com o tempo

Em geral, alguns gestores ou colaboradores subestimam as condições de uma determinada tarefa. Pensam que um procedimento demora menos para ser finalizado e isso prejudica todo o cronograma. Assim, é importante se manter realista.

Analise quanto tempo demora ao executar tarefas semelhantes e defina um período extra, de modo a dar apoio caso se estendam. Por exemplo, se um colaborador leva 50 minutos ao finalizar um serviço, conceda 10 ou 20 minutos a mais. Dessa forma, o planejamento não fica prejudicado.

Saiba delegar

Como o tempo da gerência é limitado, não é saudável ficar responsável por tudo que acontece na empresa — pois burocratiza o fluxo e algo pode não sair como o esperado. Então, para que isso não ocorra o ideal é realizar uma boa delegação.

Determine quais são as atividades que podem ser executadas por outros colaboradores e quais são as competências necessárias. A partir dessa análise, dê autonomia à sua equipe, instrua corretamente e ofereça apoio.

Monitore a execução

A gestão na empresa deve garantir que todas as tarefas sejam executadas como o esperado. Para ter certeza disso, vale a pena cumprir com os objetivos estabelecidos, monitorando toda a trajetória de entregas.

Veja quanto tempo é consumido ao finalizar etapas e se os resultados batem com o planejado. Observe ainda se existe alguma demanda imediata. Dessa forma, fica mais simples reorganizar a estratégia, favorecendo a conclusão dos processos.

Quais as melhores ferramentas para realizar a gestão de tarefas?

Além de ter um sistema de gestão capaz de integrar dados e atividades, é preciso contar com o auxílio de ferramentas que gerenciam tarefas com dinamismo e rapidez. Veja algumas sugestões!

Trello

O Trello é um recurso que organiza seus projetos e tarefas no formato Kanban, em quadros visuais. Ele mostra o que precisa ser realizado, o que está sendo executado, quem é responsável por cada etapa etc.

É possível classificar funções, configurar por meio de cores e colocar prazos com datas de vencimento. Tudo fica visível na plataforma. O melhor é que novos usuários compreendem facilmente o layout dinâmico das listas e dos cartões alocados, que servem como lembretes.

Asana

O Asana é um programa de comunicação em grupo que utiliza a nuvem, evitando a troca massiva de e-mails entre a equipe. Além de gerenciar conversas e projetos, oferece outras funcionalidades, como a divisão de tarefas, a definição de prazos e a priorização de cada atividade ou procedimento.

Evernote

O Evernote é um bloco de notas digital bastante robusto e dotado de recursos de gestão de tarefas, facilitando a organização de atividades. Além disso, ele é versátil e permite que os usuários salvem informações encontradas na rede por meio da função “recorte da web”.

Microsoft OneNote

O maior destaque do Microsoft OneNote é a compatibilidade com outros softwares e recursos da Microsoft. A partir desse software, é possível ordenar todas as tarefas em blocos a fim de controlar a produtividade dos usuários. Outro diferencial é a possibilidade de inserir arquivos de mídia aos cartões de atividades por meio de um documento Word ou vídeo, por exemplo.

Aprendeu como fazer uma gestão de tarefas exemplar na sua empresa? Esperamos que sim! Basta aliar as instruções repassadas aqui com a tecnologia. Afinal, escolhendo as ferramentas que melhor se adéquam às necessidades operacionais da sua equipe, você tem grandes chances de aumentar a produtividade.